El presente documento tiene como propósito establecer la Política de Tratamiento de los Datos Personales recopilados y en general tratados de manera automatizada por la plataforma VP-VISIPRAST para salvaguardar la información personal suministrada por nuestros clientes, empleados, exempleados, proveedores, accionistas o cualquier otro tipo de personas naturales o jurídicas que sean Usuarios de la plataforma.
- DEFINICIONES
- Empresa Ancla: entidad que integra o articula una red de actores y/o realiza acopio de productos agrícolas o cualquier otro tipo de producto para su posterior comercialización, participando de manera directa o indirecta en su compra y venta.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base(s) de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Cadena de suministro: Conjunto de actores involucrados en la producción, distribución y comercialización de productos agrícolas.
- Consumidor final: persona o entidad que adquiere productos agrícolas de la cadena de suministro para consumo propio.
- Cuenta: es toda aquella empresa, persona natura que se inscribe y se vincula a VP-Visiprast, las cuales se dividen en diferentes tipos de usuarios (empresa ancla, proveedor, validador y observador).
- Dato(s) Personal(es): cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Finalidad: corresponde al propósito para el cual son recolectados y serán tratados los datos personales.
- Incidente de Seguridad: se refiere a fallas de seguridad respecto del tratamiento de datos personales que pueden afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales. En general, se entiende como incidente de seguridad cualquier forma de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.
- Observador: es un individuo, entidad o espacio de participación con el propósito de monitorear y acceder a la información específica dentro de VP-Visiprast.
- Plataforma: repositorio web VP-VISIPRAST que ofrece servicios de visualización de redes de proveeduría y gestión de datos relacionados con la cadena productora de productos agrícolas.
- Productor: persona o entidad que se dedica a la producción de productos agropecuarios con fines comerciales en un predio.
- Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular(es): persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión.
- Usuario: accesos que se le dan a las diferentes personas dentro de cada cuenta. Es todo cliente, empleado, proveedor, accionista, ancla, observador o cualquier otro tipo de persona natural o jurídica que alimente la Plataforma con información o que acceda a su consulta.
- Validador: aquel usuario que revisa determinada información dentro de la Plataforma para poder validar y aprobar el contenido de la misma.
II. RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES
El Responsable de Tratamiento es FUNDACIÓN PROYECCIÓN ECO-SOCIAL, entidad sin ánimo de lucro identificada con NIT 900.607.097-5 y con domicilio principal en la ciudad de Villavicencio, Calle 4ª # 34c-29.
Datos de contacto del Responsable del Tratamiento a través del área responsable de peticiones, consultas y reclamos:
- Contacto: Directora Comunicaciones de la Fundación Proyección Eco-social
- Dirección: Calle 4ª # 34c-29 Villavicencio Meta
- Correo electrónico: derly.cabezas@proyeccionecosocial.co
- Teléfono – 316 8343385
III. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
VP-Visiprast es una Solución tecnológica que busca articular Redes de Actores (ej. cadenas de suministro, entidades públicas, entidades financieras) brindándoles información ambiental, social o productiva para visualizar la historia que hay detrás de una iniciativa, productor o comunidad, facilitando una mirada general de la red y una especifica por cada actor.
Por lo anterior, la Plataforma gestiona trata datos con el objetivo de facilitar la administración, mejora y toma de decisiones que promuevan la conservación de bosques, fuentes hídricas y biodiversidad dentro de una red de actores promoviendo la debida diligencia, la transparencia y la trazabilidad contribuyendo al desarrollo sostenible y vinculando iniciativas al monitoreo comunitario de biodiversidad, cambios en coberturas y otros riesgos socioambientales.
Ahora bien, en la medida en que dentro de la información recopilada por la Plataforma hay casos en los que se obtiene información personal, la recolección específica de Datos Personales y su Tratamiento tiene como Finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de la Plataforma así como la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, el envío de comunicaciones y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social.
El Tratamiento de Datos Personales en la Plataforma se fundamenta en cuatro pilares esenciales: Comunicación, Formación, Trazabilidad, Monitoreo y Transparencia. Cada uno de estos pilares desempeña un papel fundamental en la consecución de nuestros objetivos y en la garantía de la prestación de un servicio de calidad.
Los Datos Personales almacenados en la Plataforma serán Tratados conforme a las siguientes Finalidades específicas:
- Visualización de redes de proveeduría agrícola.
- Integración de puntos o límites de predios de productores en la cadena.
- Incorporación de capas geoespaciales según necesidad de la Empresa Ancla.
- Carga de documentos que respaldan la debida diligencia y su gestión sistemática para respaldar la información reportada.
- Respuesta a consultas o reclamaciones realizadas por los Titulares de Datos Personales u organismos de control.
- Atención de requerimientos administrativos o judiciales.
- Transmisión los Datos Personales dentro y/o fuera del país a terceros Encargados del Tratamiento con los cuales la Plataforma haya suscrito un contrato de transmisión.
- Transferencia de Datos Personales dentro y/o fuera del país a terceros Usuarios de la Plataforma.
- Visualización de riesgos ambientales y sociales tales como deforestación, frontera agrícola, parques nacionales, minorías étnicas, entre otras capas que sean de requerimiento por parte de la empresa ancla.
- Segmentación de la información según necesidad de las Empresas Ancla.
- Validación y supervisión de la información cargada a la Plataforma.
- Establecimiento de conformidad frente a requerimientos solicitados por las Empresas Ancla, observador o cualquier otro Usuario.
- Resolución de encuestas de caracterización o cumplimiento.
- Generación de informes y evaluaciones de cumplimiento para los lineamientos, certificaciones, avales y otros esquemas de evaluación.
- Informes para espacios de participación que requieran información de cumplimiento ambiental, social o productivo.
- Contacto con las personas con quienes la Plataforma ha tenido relación, con el propósito de llevar a cabo las Finalidades mencionadas anteriormente.
IV. ALMACENAMIENTO DE DATOS Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
El Responsable de Tratamiento ha adoptado todas las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la seguridad y confidencialidad de los Datos Personales almacenados en la Plataforma y disminuir de manera diligente riesgos de alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Adicionalmente, el Responsable del Tratamiento ha suscrito los contratos necesarios y ha implementado herramientas suficientes para disminuir los riesgos de Incidentes de Seguridad. Para los casos en los que a pesar de las medidas impuestas, se detecte alguna alteración, pérdida, consulta o uso o acceso no autorizado de la información, el Responsable de Tratamiento cuenta con un Manual de Políticas y Procedimientos donde se establecen los procesos para reaccionar ante este tipo de incidentes de manera diligente y conforme a los estándares legales.
V. ACCESO A DATOS
El acceso a los Datos Personales almacenados en la Plataforma está restringido a Usuarios y personas naturales y jurídicas autorizadas. Los Datos Personales se comparten con el propósito de visualización y gestión de la cadena productora de productos agrícolas y se proporcionan únicamente a aquellos que tengan los permisos o credenciales de acceso dependiendo del rol asignado a cada Usuario para la gestión, consulta y visualización de la información:
Empresa Ancla: entidad que integra o articula una red de actores. Sus características son:
- Puede visualizar el visor geográfico de los actores directos que se relacionan con su ubicación.
- Puede subir información a la Plataforma y/o compartir datos totales o parciales con otra Empresa Ancla, observadores y auditores siempre y cuando la Empresa Ancla sea la Responsable del Tratamiento de la información y tenga la autorización previa, expresa e informada por parte de los Titulares de la información para tratar, transmitir o transferir los datos para las finalidades incluidas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Plataforma cuando se trate de Datos Personales. Al aceptar los presentes Términos y Condiciones, la Empresa Ancla se obliga a cumplir estos requisitos y a no entregar Datos Personales sin cumplir con todas las obligaciones de ley en materia de protección de datos personales.
- Puede visualizar la información general de su red de actores e individualizar por categorías o por actor.
- Puede incluir, dentro de su red, actores directos o indirectos que tengan relación con otra red de actores.
Productor: actor que conforma la base de la red el cual cuenta con un sistema productivo, predio, área a nivel territorial sea propia, arrendada, familiar o en cualquiera de los tipos de tenencia o en se encuentre usufrutuando el área.
- Puede subir información a la Plataforma siempre y cuando el Productor sea la Responsable del Tratamiento de la información y tenga la autorización previa, expresa e informada por parte de los Titulares de la información para tratar, transmitir o transferir los datos para las finalidades incluidas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Plataforma cuando se trate de Datos Personales. Al aceptar los presentes Términos y Condiciones, el Productor se obliga a cumplir estos requisitos y a no entregar Datos Personales sin cumplir con todas las obligaciones de ley en materia de protección de datos personales.
- Puede visualizar únicamente la información propia.
- Puede vincular uno o más predios.
- Puede compartir información con total o parcial con otra empresa ancla, observadores y auditores siempre y cuando tenga la legitimación para ello por parte del Titular cuando se trate de Datos Personales.
Observador: organización, entidad o espacio de participación que requiere información agregada o individual con el fin de certificar, validar, avalar o hacer seguimiento, o que consolide información de las redes de actores (ej. espacios multiactor, organismos de certificación, auditorías internas, ONG, observatorios, etc.) algunas de sus características son:
- Solo podrá tener acceso a los predios a los cuales se les brinde un acceso previo ya sea por parte de la organización ancla o del productor.
- El auditor puede ver las hojas de vida de los predios con los nombres de estos, e informaciones estadísticas de estos, siempre y cuando se lo permita.
- No podrá editar o registrar información.
- Podrá registrar comentarios u observaciones.
- La información que pueda visualizar será netamente estadística o de revisión para avales.
- Podrá revisar documentos cargados en la plataforma para el soporte de la misma.
VI. DERECHOS DEL USUARIO
Los Titulares tienen los siguientes derechos en relación con sus Datos Personales almacenados en la Plataforma:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos Personales.
- Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y/o a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Para ejercer estos derechos, los Usuarios deberán ponerse en contacto con la Plataforma.
VII. CONSULTAS Y RECLAMOS
a. Consultas
La consultas que los Titulares quieran hacer para ejercer sus derechos deben ser formuladas a través del correo derly.cabezas@proyeccionecosocial.co, el cual es el medio habilitado por la Plataforma. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b. Reclamos
El Titular que considere que sus Datos Personales contenidos en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo a la Plataforma el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable de Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
VIII. CONSERVACIÓN DE DATOS
Los Datos Personales proporcionados por los Usuarios se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que fueron recopilados. Una vez cumplidos estos fines, los datos se eliminarán de manera segura. Los Usuarios declaran que esto le fue informado al Titular de los Datos Personales al momento de obtener su Autorización.
IX. INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS DE MANERA AUTOMÁTICA
Además de la información proporcionada por los Usuarios, la Plataforma recopila automáticamente cierta información técnica y de uso de los dispositivos o computadoras desde los cuales se accede. Estos datos incluyen, pero no se limitan a:
- Tipo o versión del navegador web utilizado.
- Tipo o versión del sistema operativo.
- Configuraciones de los dispositivos o computadoras utilizados para acceder a la Plataforma.
- Información sobre algunas de las aplicaciones descargadas en los dispositivos.
- Parámetros de conexión y navegación a través de cookies.
Esta información se recopila con fines estadísticos y de mejora de la Plataforma, y no se asocia directamente con la identidad de los usuarios, por lo que no es considerada información personal. La Plataforma utiliza esta información para comprender mejor cómo se utiliza el servicio, realizar mejoras técnicas y optimizar la experiencia del usuario.
La recopilación de datos técnicos y de uso de manera automática es una práctica estándar en la mayoría de los servicios en línea y ayuda a garantizar el funcionamiento adecuado de la Plataforma. Los Usuarios pueden ajustar sus configuraciones de privacidad en sus dispositivos o navegadores para controlar la recopilación de algunos de estos datos.
X. CAMBIOS EN LA POLÍTICA
La Plataforma se reserva el derecho de actualizar y modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Los Usuarios serán notificados de cualquier cambio importante en la Política y estos se obligan a compartirlo con los Titulares y guardar prueba de ello la cual estará disponible en cualquier momento para su consulta. La Política actualizada siempre estará disponible para su consulta en la plataforma.
XI. CONTACTO
En caso de cualquier pregunta acerca de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, los canales de comunicación antes mencionados estarán disponibles en todo momento para resolver las preguntas de los Titulares.
XII. CONSENTIMIENTO
Para efectos de cualquier flujo de información personal transmitida a la Plataforma, el Usuario proveedor de la información tratará los datos personales conforme a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
En la medida en que la información personal es cargada a la Plataforma por parte de terceros externos, en este caso Usuarios, éstos están obligados a contar con la debida autorización previa, expresa e informada por parte de cada uno de los Titulares para recopilar, tratar y proporcionar los datos personales a la Plataforma y para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Esto incluye la autorización previa, expresa e informada de cada uno de los productores, proveedores y otros participantes cuyos datos personales se almacenan, se gestionan y se tratan en la Plataforma. Quedará prohibido cargar información personal en la plataforma sin contar con la autorización por parte del Titular, la cual debe estar disponible para su consulta en todo momento.
Adicionalmente, los Usuarios están obligados a poner en conocimiento del Titular la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y a notificar a los mismos de cualquier actualización o cambio sustancial de la misma. En cualquier caso, la Política de Tratamiento de Datos Personales estará disponible para consulta del público en la Plataforma de VP-VISIPRAST (https://visiprast.com/).
Por lo anterior, al aceptar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales los Usuarios declaran que (i) han obtenido autorización previa, expresa e informada de cada uno de los Titulares para proporcionar la información a la Plataforma y para tratar la información para las finalidades dispuestas en la Política de Tratamiento de Datos; (ii) que se ha puesto en conocimiento de cada Titular la presente Política de Tratamiento de Datos y que esta ha sido aceptada por cada uno de ellos; (iii) que cuentan con prueba de ello para cada uno de los Titulares, la cual estará disponible en todo momento para su consulta y (iv) que cuentan con mecanismos para notificar a los Titulares de cualquier actualización o cambio sustancial de la Política de Tratamiento de Datos.
XIII. VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del día 05 de mayo de 2022 su publicación en la página web de Fundación Proyección Eco-Social (https://visiprast.com/). Última actualización 19 de diciembre de 2024