1. Datos Generales de la empresa Responsable de los Datos
Razón Social: Fundación Proyección Eco-Social (FPES)NIT: 900.607.097-5
Domicilio: Calle 24 Nª12-111 Sogamoso Boyacá
Contacto Responsable: 316 8343385
Correo electrónico: derly.cabezas@proyeccionecosocial.co
Pagina Web: www.proyeccionecosocial.org
2. Objeto
La presente política tiene por objeto poner en conocimiento de los titulares de datos personales los derechos que le asisten, los procedimientos y mecanismos para hacerlos efectivos y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales en caso que el titular otorgue su autorización expresa, previa e informada a FUNDACION PROYECCION ECOSOCIAL (FPES).
3. Campo de Aplicación
La política de tratamiento de datos personales que se presenta a continuación está dirigida a accionistas, clientes, empleados, proveedores, agentes comerciales y asesores de FUNDACION PROYECCION ECO-SOCIAL (FPES); tanto activos como inactivos, cuyos datos personales se encuentren incluidos en las bases de datos de la Fundación.
La política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento que se encuentre en poder FUNDACION PROYECCION ECO-SOCIAL (FPES).
4. Alcance
La política aplica para todos los funcionarios de todos los niveles de FUNDACION PROYECCION ECO-SOCIAL (FPES) y todas las bases de datos que se encuentran en poder de FUNDACION PROYECCION ECO-SOCIAL (FPES). Todos los empleados de la Fundación deben conocer y respetar la política de tratamiento de datos personales en el cumplimiento de sus funciones. En caso de no existir un vínculo laboral se deberá realizar una cláusula contractual para quienes obren en nombre de FUNDACION PROYECCION ECO-SOCIAL (FPES)
5. Definiciones
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el Tratamiento de los datos.
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier
documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan,
adquieran, transformen o controlen.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Marco legal
- Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.
- Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.
- Decreto Reglamentario 1727 del 15 de mayo de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.”
- Ley 1581 del 17 de octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
- Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”
- Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 ““Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”. Decreto Reglamentario 103 de 2015 ““Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones
7. Principios
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
Legalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales se fundamentará en lo establecido por la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
Finalidad: El tratamiento de los datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley.
Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, ‘ expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
De transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
De acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
De seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
De confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma
8. Tratamiento de datos
En desarrollo de su actividad empresarial Fundación Proyección Eco-Social (FPES) lleva a cabo el tratamiento de datos personales (recolección, almacenamiento, actualización o modificación, divulgación (a las autoridades que así lo requieran) y supresión), en cumplimiento de la constitución y la ley, que están contenidas en sus bases de datos con la finalidad de realizar actividades como:
- Fines administrativos propios de la entidad.
- Caracterizar la población y grupos de interés y adelantar estrategias de mejoramiento de servicios.
- Dar tratamiento y respuesta a peticiones, quejas, reclamos denuncias, sugerencias y felicitaciones presentadas a la Fundación.
- Recopilar información de ciudadanos en capacitaciones desarrolladas por la entidad o sus aliados.
- Envió de información de interés general
La información y datos personales suministrados por el titular de los mismos, podrán ser utilizados por Fundación Proyección Eco-Social (FPES) como el responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las funciones propias de la entidad. Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la Ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.
9. Obligaciones de Fundación Proyección Eco-Social
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Identificación del responsable del tratamiento de los datos
La responsabilidad de velar por la a adecuada protección de datos personales, como cumplimiento de las políticas internas de Fundación Proyección Eco-Social estará a cargo de la Lider de Comunicaciones, con domicilio principal en la ciudad de Villavicencio, República de Colombia quien asume las actividades que se mencionan a continuación.
11. Actividades o deberes de la persona designada para protección de datos
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
- Realizar según necesidad la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley
- Crear formatos y registros con el fin de realizar una gestión documental de control que permita la verificación de la aplicación dentro de Fundación Proyección Eco-Social, la Ley 1581 de 2012.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
12. Atención de petición, Consultas y reclamos
Fundación Proyección Eco-Social responsable de la recepción y atención de las peticiones, quejas y consultas relacionadas con los datos personales, a través de la Lider de Comunicaciones se dará respuesta a las solicitudes. Se Habilitan medios de comunicación electrónica el encargado se pueden comunicar al correo: derly.cabezas@proyeccionecosocial.co , página web www.proyeccionecosocial.org mediante comunicación escrita dirigida a la dirección Calle 24 N° 12-111 Sogamoso Boyacá o en la línea telefónica 316 8343385 – 311
13. Vigencia
La presente política presentada por Fundación Proyección Eco-Social ( FPES) para el tratamiento de datos personales rige a partir del 14 de septiembre de 2020.